Je CRM inrichten in 5 stappen

Je hebt besloten om te gaan werken met PerfectView. Maar voordat je PerfectView kunt gebruiken, zal de applicatie ingericht moeten worden. PerfectView is een standaardpakket. Dit betekent dat je het gemakkelijk kunt inrichten door het aan- en uitzetten van functionaliteiten en het vullen van bijvoorbeeld keuzelijsten, sjablonen en kenmerken. Nadat je de volgende 5 stappen hebt gevolgd, is jouw CRM-systeem klaar voor gebruik.

Stap 1: Relatiebeheer inrichten

Je gaat je CRM-systeem inrichten zodat je jouw relaties en de gewenste gegevens van deze relaties kunt vastleggen. Het is belangrijk om te weten dat op alles wat je van en bij een relatie vastlegt, gezocht kan worden binnen PerfectView. Ook heb je de mogelijkheid om op basis van deze gegevens bijvoorbeeld een selectie te maken. Wil je bijvoorbeeld een selectie kunnen maken van al je klanten binnen een specifieke klantgroep zodat je deze groep een mailing kunt toesturen? Dan is het belangrijk dat je per klant de klantgroep vastlegt.

Voordat je onderstaande acties gaat uitvoeren, adviseren we je om onderstaande (korte) video te bekijken. Een CRM coach legt uit hoe je CRM-systeem kunt gebruiken voor het beheren van je relaties. Dit zodat jij de juiste keuzes kunt maken wanneer je jouw PerfectView-omgeving inricht.

Acties om CRM in te richten voor relatiebeheer:

1. Bepalen met welke relatietypes je gaat werken
2. De rechten hiervoor juist inrichten
3. Het inrichten van de relatie keuzelijsten
4. Het definiëren van kenmerken
5. Het inrichten van relatie weergaven

Stap 2: Activiteiten inrichten

Nu je weet welke relaties en gegevens je in PerfectView vast gaat leggen, kan je gaan nadenken over welke contactmomenten je bij deze relaties wilt registreren. Denk bijvoorbeeld aan e-mails, gespreksverslagen, klachten en verkoopkansen. Deze activiteiten moeten aansluiten op de werkprocessen waar binnen jouw organisatie van gebruik gemaakt wordt.

We adviseren je om (voordat je met de inrichtingsstappen aan de slag gaat), eerst even deze korte video te bekijken. Een CRM-coach legt uit hoe je PerfectView kunt gebruiken voor het vastleggen van je contactmomenten.

Acties om CRM in te richten voor activiteiten:

1. Bepalen met welke activiteitstypes je gaat werken
2. De rechten hiervoor juist inrichten
3. Het inrichten van de juiste keuzelijsten voor de activiteiten
4. Het aanmaken van wachtrijen
5. Het inrichten van Word sjablonen
6. Mailen vanuit PerfectView
7. Het inrichten van activiteiten weergaven

Stap 3: het vullen van de database

Heb je bestaande data uit een ander systeem die naar PerfectView gemigreerd moet worden? Als de hoeveelheid aan beschikbare data beperkt is, kan je ervoor kiezen om de data handmatig in PerfectView in te voeren. Dit is een goede oefening om snel vertrouwd te raken met ons CRM-systeem. Wanneer je PerfectView gaat gebruiken, heb je hier veel profijt van. Als er sprake is van teveel data om handmatig in te voeren, dan kan je er ook voor kiezen om de data in bulk te importeren. We adviseren je om in zo’n geval wel kritisch te kijken naar de kwaliteit van de data.

Stap 4: koppelen met andere systemen

Om optimaal gebruik te maken van je nieuwe PerfectView-omgeving, is het handig om deze te koppelen aan andere systemen die reeds door je gebruikt worden. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met je e-mailsysteem om alle e-mails die je ontvangt te archiveren in PerfectView. PerfectView kent een aantal standaard koppelingen. Sommige koppelingen kunnen door een beheerder in één keer voor alle gebruikers worden geïnstalleerd, andere koppelingen kunnen gebruikers zelf activeren zodra zij toegang hebben tot het systeem. Is er geen standaard koppeling beschikbaar voor het pakket waaraan je je PerfectView-omgeving wilt koppelen? Geen probleem! PerfectView kent een open API. Dit betekent dat een system integrator wellicht een maatwerk koppeling kan maken waarbij onze API wordt aangesproken. Klik hier voor een overzicht van de beschikbare documentatie over de standaard koppelingen.

Stap 5: Collega’s uitnodigen

Nu je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen is PerfectView klaar voor gebruik. Je kunt nu je collega’s uitnodigen om ook gebruik te maken van jullie PerfectView-omgeving. Let er wel op dat je de juiste rechten aan elke gebruiker toekent. Ook adviseren wij om elke gebruiker te trainen alvorens je hem/haar in PerfectView laat werken. De ervaring leert dat het ook handig is om voor de gebruikers bepaalde informatie beschikbaar te stellen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een handleiding waarin de werkafspraken zijn opgenomen.

En dan nu…

Na het doorlopen van bovenstaande stappen is jouw PerfectView-omgeving klaar voor gebruik. Wij wensen je veel succes en plezier met het gebruik van PerfectView!