Hoe maak ik een factuur?

Je kunt vanuit PerfectView facturen versturen. Eventueel kun je hier ook je boekhoudpakket aan koppelen. Voor een aantal boekhoudpakketten hebben wij al een koppeling voor je beschikbaar. Klik hier om te zien of die van jou daar tussen zit.

Inrichting

Voordat je kan beginnen met het versturen van facturen dien je dit eerst in te richten. Hier vind je hoe je dat doet.

Aanmaken

Het is op meerdere manieren mogelijk om een verkoopfactuur aan te maken:

1. Als de fase van de verkoopkans op Gewonnen staat en de status op Akkoord gegeven dan word het onderdeel facturen toegevoegd. Klik op de knop Volledige factuur toevoegen of op de knop Deelfactuur toevoegen om een deelfactuur aan te maken.

2. Vanuit het navigatiemenu (linkerkant) kan je het overzicht met verkoopfacturen openen. Hier kan je een verkoopfactuur aanmaken door op de button Nieuw te klikken.

3. Middels de + button aan de rechterkant een verkoopfactuur aan te maken.

Velden in de verkoopfactuur

Type: standaard staat het type op factuur. Wanneer je een creditfactuur maakt zal er bij type creditfactuur komen te staan. Wanneer je handmatig deze status wijzigt naar creditfactuur zullen de prijzen niet omgezet worden naar negatieve bedragen.
Nummer: hier wordt een uniek nummer gegenereerd. Je kan de opbouw van de nummering hier aanpassen.
Datum: dit is de factuurdatum. Hier komt altijd de datum van vandaag te staan, er vanuit gaande dat als je een verkoopfactuur aanmaakt je hem ook dezelfde dag verstuurd. Indien je de verkoopfactuur later verstuurd dan zou je deze datum kunnen aanpassen.
Vervaldatum: dit is de datum tot wanneer de factuur geldig is. Standaard is de factuur 30 dagen geldig, je kan dit aanpassen in de verkoop & facturatie instellingen.
Onderwerp: hier beschrijf je waar de factuur over gaat, zodat je dit in het overzicht snel kan zien.
Referentie: hier kan je een verwijzing in zetten. Wanneer de verkoopfactuur vanuit de verkoopkans is gemaakt zal hier het nummer van de verkoopkans geplaatst worden.
Ordernummer: Naast het nummer van de verkoopkans/verkoopfactuur kan het zijn dat je gebruikt maakt van afwijkende ordernummers voor bestellingen of je administratie of dat je zelf de goederen moet bestellen en hiervan een ordernummer ontvangt. Deze kun je in dit veld noteren.
Inkoopnummer: PO-nummers (zo wordt een inkoopnummer ook wel genoemd) worden gebruikt door (vaak grotere) bedrijven om intern hun aankopen te volgen en dienen om budgetten en kosten aan elkaar te linken. Na/bij akkoord offerte kan een koper een inkoopnummer toesturen welke voor hun intern gekoppeld kan worden aan de goederen of diensten die gekocht zijn. Het is daarom belangrijk dat je dit nummer op de facturen die je stuurt plaatst.
Betalingswijze: deze keuzelijst is niet aanpasbaar. Hier geef je aan hoe de klant de verkoopfactuur kan betalen / heeft betaald.
Betalingsconditie: hierbij wordt gekeken naar de betalingsconditie op de relatiekaart onder het tabblad Financieel. Je kan per klant betalingsafspraken maken, waarin je afspreekt binnen hoeveel dagen de factuur voldaan moet zijn.
Status:

• Concept: wanneer je een verkoopfactuur aanmaakt krijgt deze direct de status concept;
• Verstuurd: wanneer de verkoopfactuur verstuurd is;
• Geboekt: er is een boeking aangemaakt in het boekhoudsysteem. Dit krijg je alleen te zien als je met een boekhoudsysteem bent gekoppeld;
• 1e herinnering verstuurd: de vervaldatum van de factuur is voorbij en er is een eerste herinnering verstuurd;
• 2e herinnering verstuurd: de vervaldatum van de eerste herinnering is voorbij en er is een tweede herinnering verstuurd;
• Incasso procedure gestart: de vervaldatum van de tweede herinnering is voorbij en er is nog niet betaald. De factuur ligt nu in handen van de deurwaarde;
• Betaald: de factuur is betaald;
• Niet inbaar: wanneer de factuur niet of gedeeltelijk wordt betaald.

Betalingskenmerk: dit wordt automatisch gegenereerd.
Voorbeeld: 1212000011001234
1^e positie (1) = Een gegenereerd controle getal (gebaseerd op de overige cijfers)
2^e positie (21) = Huidige jaartal
3^e positie (2000011) = Laatste 7 cijfers van verkoopfactuur
4^e positie (001234) = Het debiteuren nummer van de relatie waaraan de factuur wordt gestuurd, is het debiteuren nummer veld leeg dan krijg je hier 6 nullen te staan.

LET OP: Als het betalingskenmerk niet gegenereerd wordt en een foutmelding geeft dat het een ongeldig debiteurnummer is, dan staan er meer dan 6 cijfers in het debiteurennummer veld.

Versturen

Om een factuur te kunnen versturen dien je eerst een factuur document te generen.
Klik op de button Factuur maken om een Word sjabloon te laten samenvoegen. Klik hier om te lezen hoe je een Word sjabloon kan aanmaken.

Wanneer je een factuur document hebt gegenereerd kan je de factuur gaan versturen, klik hiervoor op de button Factuur versturen. Het e-mail venster zal getoond worden met daarin een standaard tekst. Indien je het financiële e-mailadres op de organisatiekaart hebt ingevuld zal de factuur naar dit e-mailadres gestuurd worden. Klik op Verzenden om de factuur te versturen, de status van de verkoopfactuur zal nu automatisch op Verstuurd komen te staan.

Dashboard

Alleen als een verkoopfactuur vanuit een verkoopkans is aangemaakt zal deze zichtbaar zijn in het dashboard onder facturatie. Als je de verkoopfactuur via een andere manier aanmaakt, of later koppelt aan de verkoopkans dan zal de verkoopfactuur niet zichtbaar zijn in het dashboard.

Wil je je facturen in bulk versturen? klik dan hier