Hoe maak ik een brief?

Vanuit PerfectView kan je heel gemakkelijk brieven opstellen. Je kunt individuele brieven opstellen die aan één relatie gericht zijn, maar je kunt ook in bulk brieven genereren die voor meerdere relaties bedoeld zijn. In dit artikel lees je hoe je dit doet.

Brief versturen naar één relatie

Je kunt in PerfectView vanuit alle activiteiten brieven genereren. Om dit te kunnen doen, dien je wel eerst het gewenste briefsjabloon te uploaden. In je brief sjabloon bepaal je hoe de brief eruit komt te zien en welke tekst er op het moment van samenvoegen automatisch in je bericht komt te staan. Dit sjabloon is een Word document. In dit artikel lees je hoe je Word sjablonen inricht en vervolgens kunt uploaden in PerfectView.

Zodra het sjabloon is geüpload kan het worden gebruikt. Volg deze stappen om een brief samen te voegen:

1. Open de relatiekaart van de relatie aan wie je de brief wilt verzenden;
2. Ga naar het tabblad Activiteiten;
3. Open de activiteit van waaruit je de brief wilt samenvoegen, of klik op Toevoegen om een nieuwe activiteit aan te maken.
   Let op: dit moet dus het type activiteit zijn waarvoor het betreffende sjabloon beschikbaar is gesteld!
4. Klik rechts bovenaan (in de activiteit) op de blauwe actie knop en kies voor de optie Word document;
5. Selecteer het sjabloon dat je wilt gebruiken;
6. Het document wordt nu samengevoegd. Afhankelijk van je browserinstellingen kan je het direct openen, of wordt het geplaatst in je downloadsmap zodat je het document vanuit daar kunt openen;
7. Wanneer je PerfectView hebt gekoppeld aan Office heb je nog de mogelijkheid om het document te bewerken. Bij het sluiten van het document (middels het kruisje rechts bovenaan het document), wordt je de vraag gesteld of je de aangebrachte wijzigingen op wilt slaan. Het document wordt nu, inclusief de aangebrachte wijzigingen, als nieuwe versie opgeslagen in de activiteit bij het tabblad Bijlagen;
8. Verzend het document. Dit kan je doen door het te printen en per post te versturen. Maar je kunt het document bijvoorbeeld ook als bijlage met een e-mail mee sturen. Je kunt deze e-mail dan versturen vanuit de activiteit. Klik hiervoor, binnen de activiteit, rechts bovenaan op de blauwe actie knop en kies daarna voor de optie E-mail.

Brief versturen naar meerdere relaties

Je kunt in PerfectView in bulk brieven samenvoegen die je naar meerdere relaties kunt versturen. Op deze manier kun je gepersonaliseerde brieven gemakkelijk en snel opstellen. Ook hier geldt dat er hiervoor eerst een sjabloon zal moeten worden ingericht. In het sjabloon wordt de tekst en de opmaak van de mail bepaalt. Je leest hier meer over het inrichten en uploaden van een Word sjabloon.

Volg onderstaande stappen om je mailing per post te verzenden:

1. Maak een selectie van de relaties die per post de mailing toe wilt sturen;
2. Start vervolgens een campagne;
3. Geef binnen de campagne in PerfectView aan dat je een mailing wilt verzenden en kies bij het medium voor brieven/ etiketten;
4. Selecteer bij de stap Sjabloon het briefsjabloon dat je wilt gebruiken;
5. Kies bij de laatste stap voor de optie Uitvoeren;
6. Er wordt nu automatisch een activiteit van het type Mailing aangemaakt. Deze activiteit komt standaard in je Te doen terecht. Open deze activiteit en ga naar het tabblad Bijlagen. Daar vind je de samengevoegde brieven of etiketten terug.

Bekijk hieronder een opgenomen webinar waarin één van onze coaches bovenstaande stappen met je doorloopt. Deze video laat zien hoe je brieven en etiketten kunt samenvoegen.