Hoe maak ik e-mailteksten voor het versturen van offertes en facturen?
Voor het verzenden van een individuele e-mail is mogelijk gebruik te maken van standaard e-mail teksten. Zo kun je ook standaard al een begeleidende tekst inrichten voor de e-mail die je gebruikt bij het versturen van een offerte of factuur. Voor het versturen van offertes met digitale accodering is deze tekst verplicht.
Voor het versturen van een email binnen PerfectView maken we gebruik van de e-mailsjablonen voor de ondertekening van je mail. Heb je nog geen sjabloon ingericht? Klik dan hier. Om het voor ons zelf gemakkelijk te maken kan je de inhoud van het e-mailbericht als standaardtekst instellen.
Ga naar Instellingen (gele knop rechts) > Applicatie instellingen > Verkoop & Facturatie > E-mail teksten. Je ziet nu onze lijst met voorbeeldteksten staan.
- Klik op een bestaande tekst om deze aan te passen.
- [+ E-mail tekst]: nieuwe tekst aanmaken. Je krijgt nu een keuzemenu waarin je kan kiezen bij welke actie de mail hoort. Bijvoorbeeld offerte versturen.
- [Verwijderen aanzetten]: om een eerder ingevoerde standaard tekst te verwijderen.
Zodra je een nieuwe tekst toevoegt of een huidige tekst aanpast, kom je in een stappenplan:
- Onderwerp:
- Naam: de interne naam van je tekst. Indien je veel teksten wil maken en deze wil onderverdelen in categorieën kun je de \ gebruiken. Bijvoorbeeld Bevestiging\ Afspraak op kantoor en Bevestiging\ Telefonische afspraak zorgt nu voor een categorie Bevestiging met daaronder 2 teksten.
- Omschrijving: extra ruimte om je tekst verder te verklaren.
- Taal: door te kiezen voor een bepaalde taal, zijn ook de teksten die hieraan gekoppeld zijn toegankelijk.
- Sjabloon: welk e-mailsjabloon dient er standaard gebruikt te worden bij deze tekst.
- E-mail onderwerp: de onderwerp regel in je e-mailbericht die de ontvanger te zien krijgt. Eventueel kun je nog extra tekst boven de e-mail plaatsen. Let op: Niet iedere e-mail cliënt ondersteunt dit dus niet alle ontvangers zullen dit zien.
- Tekst: voeg hier je tekst toe. Als dit een offerte tekst is en je wil dat je relatie online de handtekening kan zetten moet je onderin een Accorderingslink invoegen. Als je een koppeling met de betaaldienst Mollie hebt en deze hebt gekoppeld kun je onderin op Betaallink toevoegen klikken zodat bij iedere factuur een unieke link wordt gegenereerd. Je kunt ook gegevens uit de relatie of activiteitenkaart in PerfectView automatisch in je e-mail laten samenvoegen door er samenvoegvelden in te plakken. Je vindt hier de samenvoegvelden voor de activiteit Verkoopfactuur en hier voor de activiteit Verkoopkans.
- Documenten: je kunt documenten zoals algemene voorwaarden standaard aan de mail toevoegen. Zorg dat je deze van te voren hebt toegevoegd bij je standaard documenten Instellingen (gele knop rechts) > applicatie instellingen > Documenten> Standaard.
- Klik op Opslaan om je tekst op te slaan en te kunnen gaan gebruiken.
De standaardtekst kun je gebruiken bij het versturen van offertes of facturen.
