Hoe kan ik mijn gegevens bijwerken middels een bijwerkimport
Om gegevens bij te werken middels een bijwerkimport is het noodzakelijk eerst een Excel sheet te maken van de te importeren gegevens. Dit kan door een export te maken van bestaande gegevens uit PerfectView.
Het Excel importbestand
Om een bijwerkimport uit te voeren heb je minimaal de volgende gegevens nodig:
- Organisatienaam (bij een import op organisaties).
- Achternaam (bij een import op personen).
- Unieke waarde waar het sleutelveld op gezet kan worden (bijv. relatienummer of relatiecode).
- Unieke waarde waarop de organisatie gezocht kan worden middels het sleutelveld (alleen bij een contactpersonen import).
- Veld(en) welke je wilt bijwerken.
Om gegevens uit PerfectView bij te werken dien je een export te maken, dit kan middels een weergave of via onze selectiemodule.
De importmodule
Wanneer de Excel sheet klaar is om te importeren volg dan de volgende stappen in PerfectView:
- Open de instellingen en klik op Gegevens importeren.
- Maak een nieuwe importdefinitie aan.
- Selecteer het relatietype dat je wilt importeren.
- Upload het import bestand in .CSV-formaat.
Na het uploaden van het bestand kom je terecht in de importstappen waar we de kolommen uit het Excelbestand gaan koppelen aan velden in PerfectView:
- Bestand: hier kan je het geüploade bestand uploaden en bij fouten eventueel vervangen.
- Instellingen: in deze stap geef je aan wat er met een relatie moet gebeuren als deze al voorkomt in PerfectView op basis van het in stap 3 gekozen sleutelveld. Hier kies je voor overschrijven. PerfectView zal de bestaande relatie overschrijven met de informatie uit het .CSV bestand.
- Velden koppelen: in deze stap koppel je de kolommen uit je sheet aan de velden in PerfectView door op de knop +koppeling te klikken. Eerst kies je een veld uit jouw bestand. Vervolgens kun je rechts ernaast het bijbehorende veld waar deze gegevens in PerfectView mogen komen te staan kiezen. Alle velden die geïmporteerd gaan worden krijg je nu in een rij onder elkaar. Kies een sleutelveld waarop PerfectView controleert of de relatie al in het CRM staat en dus bijgewerkt moet worden of nieuw is. Dit doe je door op het icoon met de sleutel achter een veld te klikken. Deze sleutelkolom mag in het importbestand geen lege waarden hebben.
- Indien contactpersoon, koppelen aan organisaties: deze stap zorgt ervoor dat de contactpersonen aan de juiste relaties gekoppeld worden door middel van de kolom relatiecode organisatie.
Wanneer alle stappen juist zijn doorlopen, kan de import worden uitgevoerd.
