Hoe kan ik contactpersonen importeren?

In bulk relaties importeren bespaart je veel tijd. In dit artikel lees je wat de mogelijkheden zijn wat betreft het importeren van gegevens van contactpersonen.

Het importbestand

Om contactpersonen te importeren is het van belang dat de organisaties van deze personen al in PerfectView staan. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je organisaties importeert.

Wanneer je contactpersonen van organisaties wilt importeren, is het noodzakelijk om een apart importbestand te maken. Download het voorbeeldbestand hier. Net zoals bij het importeren van organisaties, zal ook bij het importeren van contactpersonen een duplicaatcheck worden gedaan. Wij adviseren daarom om in het importbestand een uniek relatiecode aan alle contactpersonen toe te kennen.

Verder is het noodzakelijk om de relatiecode van de organisatie ook toe te voegen het importbestand voor de contactpersonen. Op basis van deze kolom (Relatiecode organisatie) wordt de contactpersoon aan de bijbehorende organisatie gekoppeld. Daarbij is het verplicht om de kolom Achternaam bij alle contactpersonen van informatie te voorzien. Dit omdat de achternaam binnen PerfectView bij alle persoonstypen een verplicht veld is. De overige kolommen in het voorbeeldbestand zijn optioneel. Wanneer een kolom bij geen van de personen informatie bevat, dan mag deze uit het importbestand verwijderd worden.

LET OP: wanneer je datums in PerfectView wilt importeren, is de vereiste datumnotatie is dd-mm-yyyy.

De importmodule

Wanneer het importbestand klaar is om geïmporteerd te worden, sla dit dan als CSV-bestand (gescheiden door lijstscheidingteken) op. Daarna volg je deze stappen binnen PerfectView:

1. Ga naar de instellingen (het tandwiel-icoon rechts op de pagina) en klik op Gegevens importeren;
2. Je komt op de pagina Importdefinities terecht. Klik vervolgens op Nieuw;
3. Selecteer vervolgens het relatietype dat je wilt importeren;
4. Klik vervolgens op selecteer het te importeren csv-bestand of sleep het hierheen om het gewenste importbestand te uploaden in PerfectView.

Na het uploaden van het bestand kom je terecht in de importstappen waar de kolommen uit het Excelbestand gekoppeld kunnen worden aan de velden die binnen PerfectView gebruikt worden:

1. Bestand: hier kan je het geüploade bestand downloaden en bij het optreden van eventuele fouten vervangen;
2. Instellingen: bij deze stap geef je aan wat er met een relatie moet gebeuren (overslaan of overschrijven). Komen alle (of een gedeelte van) de te importeren relaties al voor in PerfectView? Kies dan voor overschrijven. Op basis van het sleutelveld (dat je bij stap 3 instelt) wordt dan een duplicaatdetectie uitgevoerd. De relatie(s) wordt/ worden dan overschreven met de informatie die in het import-bestand staat. Komen alle relaties nog niet voor in PerfectView? Kies dan voor overslaan;
3. Velden koppelen: bij deze stap koppel je de kolommen uit je sheet aan de velden in PerfectView door op de knop +koppeling te klikken. Vervolgens kies je een sleutelveld waarop PerfectView de duplicaatdetectie uitvoert. Deze kolom mag in het importbestand geen lege waarden bevatten;
4. Contactpersoon koppelen aan organisaties: deze stap zorgt ervoor dat de contactpersonen aan de juiste relaties gekoppeld worden door middel van de kolom Relatiecode organisatie.

Wanneer alle stappen juist zijn doorlopen, kan de import worden uitgevoerd.