Hoe kan ik activiteiten importeren?

In bulk activiteiten importeren kan je veel tijd besparen. In dit artikel lees je de mogelijkheden.

Voor de import van activiteiten bij relaties is het noodzakelijk een apart importbestand te maken. Om activiteiten te importeren is het van belang dat de relaties van deze activiteiten al in PerfectView staan. In de volgende artikelen wordt beschreven hoe je relaties importeert:

• Hoe kan ik organisaties importeren?
• Hoe kan ik contactpersonen importeren?
• Hoe kan ik particulieren importeren?

Het Excel importbestand

In het voorbeeld importbestand staan alle velden die in PerfectView importeerbaar zijn. In het artikel Hoe kan ik gegevens in PerfectView importeren? wordt beschreven waar je alle voorbeeldbestanden kan vinden. Hieronder tref je een overzicht van de meest gebruikte activiteittypen en bijhorende voorbeeldbestanden.

Klik hier om te zien welke activiteittypen er binnen PerfectView zijn en welke bij jullie organisatie past.

Het is noodzakelijk om de relatiecode van de hoofdrelatie en/of contactpersoon toe te voegen aan de importsheet. Op basis van deze kolom wordt de activiteit gekoppeld aan de juiste relatie. Naast deze relatiecodes is de kolom nummer verplicht om in je importbestand mee te nemen. Dit kan een bestaand of een zelf verzonnen nummer zijn wat de activiteit uniek maakt binnen PerfectView. De overige kolommen in het voorbeeldbestand zijn optioneel. Wanneer een kolom bij geen van de activiteiten gevuld is, dan mag deze uit het importbestand verwijderd worden.

De importmodule

Wanneer de Excel sheet klaar is om te importeren volg dan de volgende stappen in PerfectView:

1. Open de instellingen en klik op Gegevens importeren.
2. Maak een nieuwe importdefinitie aan.
3. Selecteer het activiteittype dat je wilt importeren.
4. Upload het import bestand in .CSV-formaat.

Na het uploaden van het bestand kom je terecht in de importstappen waar we de kolommen uit het excelbestand gaan koppelen aan velden in PerfectView:

1. Bestand: hier kan je het geüploade bestand downloaden en bij fouten eventueel vervangen.
2. Instellingen: in deze stap geef je aan wat er met een activiteit moet gebeuren (overslaan, bijwerken of alle activiteiten toevoegen) als deze al voorkomt in PerfectView op basis van het in stap 3 gekozen sleutelveld. Als je kiest voor overschrijven zal PerfectView de bestaande relatie overschrijven met de informatie uit het .CSV bestand.
3. Afhandeling: je hebt de keuze om activiteiten openstaand te importeren of meteen te markeren als voltooid. Als je ervoor kiest om ze open te laten staan heb je de keuze om ze op de te-doen lijst van een medewerker of de relatiebeheerder van de relatie te zetten. Ook kan je alle activiteiten in een wachtrij plaatsen.
4. Notities: bij activiteiten kunnen notities gemaakt worden. Deze kunnen ook worden meegenomen met de import. In stap 4 geef je aan dat er notities meegenomen moeten worden en in welke kolom van je bestand deze staan.
5. Velden koppelen: in deze stap koppel je de kolommen uit je sheet aan de velden in PerfectView door op de knop +koppeling te klikken. Vervolgens kies je een sleutelveld waarop PerfectView de duplicaatcheck doet, deze kolom mag in het importbestand geen lege waarden hebben.
6. Relaties: de activiteiten worden aan relaties gekoppeld. Je hebt de keuze om ze alleen aan de hoofdrelatie (organisatie of particulier) te koppelen, of aan de hoofdrelatie en contactpersoon van deze hoofdrelatie.
7. Datum: activiteiten hebben een bepaalde opvolging binnen Perfectview. In deze stap heb je de mogelijkheid om een vaste datum en tijd voor alle activiteiten te gebruiken, je kiest dan de optie een vaste tijd opgeven. Mocht je elke activiteit een eigen opvolgdatum meegeven dan neem je deze datum op in je excelbestand. Vervolgens kies je de optie uit het bestand gebruiken en koppel je de juiste datumvelden.

LET OP: de datumnotatie is dd-mm-yyyy.

Wanneer alle stappen juist zijn doorlopen, kan de import worden uitgevoerd.