Hoe kan ik activiteiten importeren?

Wanneer je in bulk activiteiten importeert, kan dit je veel tijd besparen. In dit artikel lees je meer over de mogelijkheden hiervoor.

Voor het importeren van activiteiten bij relaties is het noodzakelijk een apart importbestand aan te maken. Om activiteiten te importeren is het van belang dat de bijbehorende relaties al in PerfectView staan. In de volgende artikelen wordt beschreven hoe je relaties importeert:

• Hoe kan ik organisaties importeren?
• Hoe kan ik contactpersonen importeren?
• Hoe kan ik particulieren importeren?

Het importbestand

In het voorbeeld importbestand staan alle velden die in PerfectView geïmporteerd kunnen worden. In het artikel Hoe kan ik gegevens in PerfectView importeren? wordt beschreven waar je alle voorbeeldbestanden terug kunt vinden. Hieronder vind je een overzicht van de meest gebruikte activiteittypen en de bijhorende voorbeeldbestanden.

Klik hier om te zien welke activiteittypen er binnen PerfectView worden gebruikt en welke er bij jullie organisatie passen.

Het is noodzakelijk om de relatiecode van de hoofdrelatie en/of contactpersoon toe te voegen aan de importsheet. Op basis van deze kolom wordt de activiteit gekoppeld aan de juiste relatie. LET OP: alleen op basis van de relatiecode kan je een activiteit aan een relatie koppelen. Je kunt die niet doen op basis van een ander veld.
Naast de kolom voor de relatiecode is de kolom voor het nummer verplicht om op te nemen in je importbestand. Dit kan een bestaand of een zelf verzonnen nummer zijn wat de activiteit uniek maakt binnen PerfectView. De overige kolommen in het voorbeeldbestand zijn optioneel. Wanneer een kolom bij geen van de activiteiten gevuld is met informatie, dan mag deze uit het importbestand verwijderd worden.

De importmodule

Wanneer het importbestand klaar is om geïmporteerd te worden, sla dit dan als CSV-bestand (gescheiden door lijstscheidingteken) op. Daarna kan je deze stappen volgen binnen PerfectView:

1. Ga naar de instellingen (het tandwiel-icoon rechts op de pagina) en klik op Gegevens importeren;
2. Je komt op de pagina Importdefinities terecht. Klik vervolgens op Nieuw;
3. Selecteer vervolgens het activiteittype dat je wilt importeren.
4. Upload daarna het importbestand in PerfectView door op selecteer het te importeren csv-bestand of sleep het hierheen te klikken.

Na het uploaden van het bestand kom je terecht bij de importstappen waar we de kolommen uit het importbestand gaan koppelen aan de bijbehorende velden in PerfectView:

1. Bestand: hier kan je het geüploade bestand downloaden. Bij eventuele fouten kan het bestand hier vervangen worden;
2. Instellingen: bij deze stap geef je aan wat er met een activiteit moet gebeuren (overslaan, bijwerken of alle activiteiten toevoegen), als deze al voorkomt in PerfectView op basis van het in stap 3 gekozen sleutelveld. Wanneer je kiest voor overschrijven zal PerfectView de bestaande relatie overschrijven met de informatie die in het importbestand is opgenomen;
3. Afhandeling: je hebt de keuze om activiteiten als openstaande activiteiten te importeren of om deze meteen te markeren als voltooid. Als je ervoor kiest om de activiteiten open te laten staan, dan heb je de keuze om ze in de te doen-lijst van een medewerker of in te doen-lijst van de relatiebeheerder van de relatie te plaatsen. Ook heb je dan de mogelijkheid om alle activiteiten in een wachtrij plaatsen;
4. Notities: aan activiteiten kunnen notities toegevoegd worden. Deze kunnen ook worden meegenomen in de activiteiten-import. Bij stap 4 geef je aan dat er notities meegenomen moeten worden en in welke kolom van je bestand deze staan;
5. Velden koppelen: bij deze stap koppel je de kolommen uit je importbestand aan de velden in PerfectView door op de knop +koppeling te klikken. Vervolgens kies je een sleutelveld waarop PerfectView de duplicaatcheck uitvoert. Deze kolom (het sleutelveld) mag in het importbestand geen lege waarden bevatten;
6. Relaties: de activiteiten worden aan relaties gekoppeld. Je hebt de keuze om de activiteiten alleen aan de hoofdrelatie (een organisatie of een particulier) te koppelen, of aan de hoofdrelatie (organisatie) en de contactpersoon van deze hoofdrelatie;
7. Datum: activiteiten hebben een bepaalde opvolging binnen Perfectview. Bij deze stap heb je de mogelijkheid om een vaste datum en tijd voor alle activiteiten te gebruiken, je kiest dan voor de optie een vaste tijd opgeven. Mocht je elke activiteit een eigen opvolgdatum mee willen geven, dan neem je deze datum op in je importbestand. Vervolgens kies je voor de optie uit het bestand gebruiken en koppel je daarna de juiste datumvelden.

LET OP: de vereiste datumnotatie is dd-mm-yyyy.

Wanneer alle stappen juist zijn doorlopen, kan de import worden uitgevoerd.