Hoe kan ik organisaties importeren?

Wanneer je relaties in bulk importeert, bespaart dit je veel tijd. Dit artikel bespreekt wat de mogelijkheden zijn, wat betreft de organisatiegegevens die je kunt importeren.

Het voorbeeld importbestand

Het voorbeeld importbestand maakt duidelijk op wat voor manier en welke gegevens je van een organisatie kunt importeren. In het artikel Hoe kan ik gegevens importeren? wordt beschreven waar je alle voorbeeldbestanden terug kunt vinden. Hieronder vind je een overzicht van de meest gebruikte relatietypen en de bijhorende voorbeeldbestanden:

De eerste twee kolommen (Organisatienaam en Relatiecode) ben je verplicht te importeren. Dit omdat het veld Organisatienaam een verplicht veld is, en natuurlijk altijd wilt weten om welke organisatie het gaat. De Relatiecode wordt gebruikt om de relatie binnen PerfectView van een unieke waarde te voorzien.
Bij het importeren van de organisatiegegevens zal PerfectView een controle op eventuele dubbele gegevens uitvoeren middels één sleutelveld. Om deze controle goed te laten verlopen is het noodzakelijk deze op basis van een uniek gegeven uit te voeren. Zo kan de naam van een organisatie meerdere keren in een database voor komen, omdat deze bijvoorbeeld op verschillende locaties gevestigd is. Daarom adviseren wij om aan de te importeren organisaties een unieke relatiecode toe te kennen.

De overige velden in het voorbeeldbestand zijn optioneel. Wanneer een bepaalde kolom bij geen van de organisaties met informatie gevuld is, dan mag deze uit het importbestand verwijderd worden.

LET OP: wanneer je een bepaalde datum wilt importeren, hanteer dan de datumnotatie dd-mm-yyyy.

De importmodule

Wanneer importbestand klaar is om geïmporteerd te worden, slaat u dit eerst als een CSV-bestand (gescheiden door lijstscheidingteken) op. Volg daarna deze stappen in PerfectView:

1. Ga naar de instellingen (het tandwiel-icoon rechts op de pagina) en klik op Gegevens importeren;
2. Je komt op de pagina Importdefinities terecht en klikt vervolgens op Nieuw;
3. Selecteer het relatietype dat je wilt importeren;
4. Klik op selecteer het te importeren csv-bestand of sleep het hierheen om het importbestand in .CSV-formaat te importeren.

Na het uploaden van het bestand kom je terecht bij de importstappen waar de kolommen uit het Excel bestand gekoppeld kunnen worden aan de velden in PerfectView:

1. Bestand: hier kan je het geüploade bestand downloaden en bij het optreden van eventuele fouten vervangen;
2. Instellingen: bij deze stap geef je aan wat er met een relatie moet gebeuren (overslaan of overschrijven). Staan alle relaties die je gaat importeren op dat moment nog niet in PerfectView? Dan kies je voor de optie overslaan. Komen alle of een aantal van de te importeren relaties al voor in PerfectView? Kies dan voor de optie overschrijven. Als alle (of een aantal van) deze relaties al in PerfectView voorkomen op basis van het sleutelveld dat bij stap 3 wordt gekozen, dan zal PerfectView de bestaande relatie overschrijven met de informatie die afkomstig is uit dit importbestand;
3. Velden koppelen: bij deze stap koppel je de kolommen uit je sheet aan de velden in PerfectView door op de knop +koppeling te klikken. Vervolgens kies je een sleutelveld waarop de duplicaatcheck door PerfectView gedaan wordt. LET OP: deze kolom mag in het importbestand geen lege waarden bevatten.

Wanneer alle stappen juist zijn doorlopen, kan de import worden uitgevoerd.