Hoe stel ik archiveringsregels in?

Het is mogelijk om e-mails die worden ontvangen in een algemene mailbox (zoals info@ of support@) automatisch door te sturen naar PerfectView. De e-mail wordt dan als e-mail activiteit opgeslagen. Afhankelijk van de instellingen is het daarnaast ook mogelijk automatisch een contact en een activiteit, zoals support of taak te laten aanmaken die in een wachtrij of bij een bepaald persoon op de Te doen lijst wordt geplaatst.

Hieronder vind je een opgenomen webinar over het inrichten en gebruiken van archiveringsregels/mailboxrules.

Zoals je in het webinar hebt kunnen horen dien je een aantal zaken in te stellen om met de mailboxrules te kunnen werken. Wat je precies moet instellen voordat je de regel zelf aan gaat maken is afhankelijk van welke van de gedemonstreerde functionaliteiten je wilt gaan gebruiken.

• Indien je aan de mail ook een activiteit wil koppelen en deze aan een gezamenlijke Te doen lijst wil toewijzen maak dan eerst een Wachtrij aan.
• Wanneer je automatisch een ontvangstbevestiging wil sturen als er een e-mail binnenkomt ga dan eerst naar Applicatie instellingen > E-mail > Response teksten en maak de gewenste teksten aan.

Om een Archiveringsregel in te stellen ga je nu naar Applicatie instellingen > E-mail > Archiveringsregels en klik op de rode knop Nieuw. Doorloop het volgende stappenplan:

1. Algemeen: Voer de naam van de regel in en geef aan wie de beheerder is. Klik op de blauwe knop [Stuur mij….]. Je ontvangt een e-mail met daarin het de archiveringslink die kan worden ingesteld in de mailcliënt. Maak hiermee een doorstuurregel aan in jouw mail programma. Aangezien er verschillende mail applicaties zijn, kunnen wij je daarin niet ondersteunen. Neem contact op met jouw systeembeheerder of mail provider als je hulp nodig hebt bij het instellen van een regel.
2. Koppelen: Indien je wil dat er een activiteit wordt aangemaakt als er een mail binnenkomt kun je hier instellen waar de mail aan gekoppeld mag worden. Verder kan je ook instellen of de bijlagen en tekst uit de mail moeten worden overgenomen en hoe de relatie aangemaakt dient te worden in het systeem.
3. Toewijzen: Bepaal hoe de activiteit moet worden toegewezen nadat deze is aangemaakt in het systeem. Een activiteit kan aan een medewerker persoonlijk worden toegewezen, maar ook in een wachtrij (algemene werkbak) gezet worden. Je kunt hier alleen bestaande wachtrijen kiezen.
4. Ticketing: Wanneer vanuit de activiteit een e-mail verstuurd wordt, is het mogelijk automatisch een Tag in het onderwerp van de mail te plaatsen. Op deze manier worden reacties op de verstuurde mails gekoppeld aan de originele activiteit (het zgn. ticket).
5. Reacties: Hier geef je aan of er een automatische ontvangstbevestiging (response tekst) naar de ontvanger gestuurd moet worden. Je kunt een response tekst voor een nieuwe en voor een bestaande ticket instellen.
6. Routering: Om de e-mail correct op te nemen in PerfectView is het noodzakelijk aan te geven hoe uw mailserver omgaat met het bericht dat wordt verstuurd naar PerfectView. Is dit een omgeleid of doorgestuurd bericht. Als je dit niet weet informeer dan bij jouw systeembeheerder of mail provider wat de correcte instelling is.

Als alle vinkjes achter de stappen groen zijn kun je onderaan op de knop Activeren mailboxrule klikken en ben je klaar voor ontvangst van je eerste mail.

Microsoft 365

Wil je gebruik maken van onze archiveringsregels en maak je gebruik van een Microsoft 365-omgeving? Dan moet je binnen je Microsoft 365-omgeving instellen dat het automatisch doorsturen van e-mails naar externe e-mailadressen is toegestaan. Dit wordt namelijk standaard door Microsoft 365 geblokkeerd.
Hoe je dit in kunt stellen, wordt door dit document uitgelegd.