Hoe richt ik een Word sjabloon in?
Sjablonen worden gebruikt voor het genereren van documenten vanuit PerfectView. Elk document dat vanuit PerfectView wordt aangemaakt, is gebaseerd op een sjabloon. Je kunt voor elk soort document (uitnodiging, bevestiging, offerte, aanbieding, etc.) een apart sjabloon gebruiken.
Wanneer je een document genereert vanuit een activiteit, worden gegevens uit PerfectView automatisch overgenomen in het document. Het combineren van gegevens uit PerfectView met een standaardtekst wordt ook wel mailmerge of samenvoegen genoemd.
Om een sjabloon aan te maken voor een individuele brief, volg je deze stappen: ga naar Instellingen (1)> Applicatie instellingen (2)> Documenten> Activiteiten (3). Je komt op de pagina Word activiteit sjablonen terecht. Hier zie je alle activiteiten waarvoor je Word sjablonen kunt generen (4). Voordeel hiervan is dat je precies kunt bepalen welke sjablonen bij welke activiteiten beschikbaar moeten worden gemaakt. Je kiest hier dan bijvoorbeeld de activiteit ‘Verkoopkans’ om daarvoor een sjabloon te maken.
Onder elke activiteit hangt een document met samenvoegvelden genaamd: ‘Nederlands – Lijst met beschikbare samenvoegvelden activiteit naam activiteit’. Dit document kan je downloaden door op de knop Downloaden (bovenaan de documenten) te klikken, en gebruiken om elk mogelijk samenvoegveld voor deze activiteit in jouw eigen sjabloon te gebruiken. Je maakt dus in Word zelf een document op met jouw eigen lay-out en alle gegevens die je uit PerfectView wilt laten samenvoegen door middel van de samenvoegvelden.
Om een sjabloon aan te maken voor een document dat je in bulk wilt samenvoegen vanuit een campagne, volg je deze stappen: ga naar Instellingen> Applicatie instellingen> Documenten> Campagnes. Ook hier vind je voorbeeldbestanden en een document met alle beschikbare samenvoegvelden terug.
Uploaden sjabloon
Het uploaden van jouw sjabloon werkt als volgt:
- Ga naar Instellingen (het tandwiel-icoon rechts op de pagina)> Applicatie instellingen > Documenten. Voor het uploaden van een sjabloon voor een document dat gericht is aan een relatie, ga je naar Activiteiten. Selecteer de activiteit waar je het sjabloon voor aangemaakt hebt.
Voor het uploaden van een sjabloon voor een document dat je in bulk wilt samenvoegen vanuit een campagne kies je hier vervolgens voor Campagnes; - Klik op een van de (voorbeeld)documenten die er al te zien zijn, en klik vervolgens op Dupliceren. Er wordt nu een ‘Kopie van …’ aangemaakt;
- Wanneer je al een bestand hebt gedupliceerd, kan je het bestaande bestand vervangen door hier dubbel op te klikken;
- Wijzig de titel en de omschrijving van het sjabloon. Wanneer je op selecteer of sleep een sjabloon hier klikt, dan kan je het gewenste sjabloon vanaf jouw computer/ laptop uploaden in PerfectView;
- Zodra je het bestand hebt geselecteerd klik je op Opslaan;
- Selecteer het bestand en klik op de knop Actief maken (bovenaan de pagina). Jouw bestand is nu beschikbaar binnen de betreffende activiteit.
Let op: gaat het een sjabloon voor één van de verkoopactiviteiten? En zijn hierin ook kansregels met producten opgenomen? Dan dien je een voorbeeldbestand waarvoor streepjes (regels) staan, te dupliceren. In dit geval zie je in het voorbeeldbestand een Table start- en Table end-samenvoegveld terug. Zorg ervoor dat je dit intact houdt. Dit wordt namelijk gebruikt om aan te geven dat er tussen deze regels meerdere producten samengevoegd kunnen worden.
Onderstaande video laat zien hoe je een offerte sjabloon inricht en uploadt.
Bestaand sjabloon aanpassen
Om een sjabloon voor een individuele brief te wijzigen, volg je deze stappen: ga naar Instellingen> Applicatie instellingen > Documenten> Activiteiten. Deze pagina toont iedere activiteit waarvoor je een Word sjabloon kunt genereren. Klik op de activiteit waarvoor je een sjabloon aan wilt passen.
- Selecteer het sjabloon dat je wilt aanpassen (door dit aan te klikken), en klik daarna op de knop Downloaden (deze staat boven de sjablonen);
- Het sjabloon wordt nu in Word gedownload. Je kunt dit naar wens aanpassen;
- Als je het sjabloon naar wens hebt aangepast, sla je het op je computer of laptop op;
- Ga naar PerfectView en dubbeklik op het sjabloon dat je aangepast hebt. Klik vervolgens op selecteer of sleep een Word-sjabloon hier om het gewijzigde Word sjabloon te uploaden in PerfectView. Klik daarna op Opslaan om dit template definitief te wijzigen.
Office Add-in
Je hebt de mogelijkheid om je Word sjablonen vanuit PerfectView in Word te downloaden. Vervolgens kan je, met behulp van de Office Add-in, het gewijzigde Word-bestand direct weer in PerfectView opslaan. Om zo optimaal mogelijk met de Office Add-in te werken, is het zaak dat je meest recente gebruikersnaam en wachtwoord voor PerfectView bij de instellingen van de Office Add-in zijn ingevuld. Ook moet de Beveiligde weergave binnen Word, juist staan ingesteld.
Hoe kan je daarvoor zorgen? Door deze stappen te volgen: open Word> ga naar het tabblad PerfectView (bovenaan in de taakbalk in Word)> ga naar Instellingen> vul je meest recente gebruikersnaam en wachtwoord voor PerfectView in en klik op OK.
Daarna klik je op Bestand (eveneens bovenaan in de taakbalk in Word)> Opties> Vertrouwenscentrum> Instellingen voor het Vertrouwenscentrum..> Beveiligde weergave> de optie Beveiligde weergave inschakelen voor bestanden die afkomstig zijn van internet mag niet aangevinkt zijn> klik daarna op OK om deze aanpassing op te slaan.
