Hoe kan ik particulieren importeren?

In bulk relaties importeren bespaart je veel tijd. In dit artikel lees je wat de mogelijkheden zijn om gegevens van particulieren in een keer in PerfectView te importeren.

Het importbestand

In het voorbeeld importbestand staan alle velden die in PerfectView geïmporteerd kunnen worden. Hieronder vind je een overzicht van de meest gebruikte relatie-typen en de bijhorende voorbeeldbestanden:

Wanneer je particuliere relaties gaat importeren, dan zijn de kolommen Achternaam en Relatiecode verplicht. Dit omdat je in de eerste plaats altijd wilt weten om welke persoon het gaat. De relatiecode wordt gebruikt om de relatie binnen PerfectView te ontdubbelen. Bij het importeren van de relatiegegevens zal PerfectView een controle op eventuele dubbele gegevens uitvoeren door middel van één sleutelveld. Om deze controle goed te laten verlopen is het noodzakelijk dat deze op basis van een unieke gegevens wordt uitgevoerd. De naam van een persoon kan meerdere keren in de database voor komen, omdat mensen dezelfde achternaam kunnen hebben. Wij adviseren daarom om een unieke relatiecode aan het importbestand toe te voegen. De overige velden in het voorbeeldbestand zijn optioneel. Wanneer een kolom bij geen van de personen met informatie gevuld is, dan mag deze uit het importbestand verwijderd worden.

LET OP: wanneer je datums in PerfectView wilt importeren, dan is de vereiste datumnotatie dd-mm-yyyy.

De importmodule

Wanneer een importbestand klaar is om geïmporteerd te worden, dan sla je dit op als CSV-bestand (gescheiden door lijstscheidingteken). Volg daarna deze stappen in PerfectView:

1. Ga naar de instellingen (het tandwiel-icoon rechts op de pagina) en klik op Gegevens importeren;
2. Je komt op de pagina Importdefinities terecht. Klik vervolgens op Nieuw;
3. Selecteer vervolgens het relatie-type dat je wilt importeren;
4. Klik daarna op selecteer het te importeren csv-bestand of sleep het hierheen om je importbestand in PerfectView te uploaden.

Na het uploaden van je importbestand, kom je terecht bij de importstappen. Hier kan je de kolommen uit je importbestand gaan koppelen aan de velden die binnen PerfectView worden gebruikt:

1. Bestand: hier kan je het geüploade bestand downloaden. Bij eventuele fouten kan het bestand hier vervangen worden;
2. Instellingen: bij deze stap geef je aan wat er met een relatie moet gebeuren (overslaan of overschrijven). Komen alle (of een gedeelte van de) relaties al voor in PerfectView? Kies dan voor overschrijven. Dan wordt er bij stap 3 een duplicaatcheck uitgevoerd op basis van het gekozen sleutelveld. Dan zullen de betreffende relaties worden overschreven met de gegevens die in dit importbestand staan, in plaats van dat zij dubbel worden aangemaakt. Komen alle relaties nog niet voor in PerfectView? Kies dan voor overslaan;
3. Velden koppelen: bij deze stap koppel je de kolommen uit je importbestand aan de bijbehorende velden in PerfectView door op de knop +koppeling te klikken. Vervolgens kies je een sleutelveld waarop PerfectView de duplicaatcheck uitvoert. Deze kolom mag (in het importbestand) geen lege waarden bevatten.

Wanneer alle stappen juist zijn doorlopen, kan de import worden uitgevoerd.