De opvolgsectie
Elke activiteit die je aanmaakt, komt standaard als openstaande activiteit in PerfectView terecht. Bij de Opvolging kan je vervolgens handmatig bepalen of deze activiteit opgevolgd moet worden, en, indien dit het geval is, dan kan hier ook aangegeven wanneer dat moet gebeuren.
De Opvolging bestaat uit een aantal onderdelen:
1. De opvolgdatum en tijdstip. Wat je hier instelt, bepaalt hoe de activiteit wordt weergegeven in je Te doen lijst. Je kunt deze datum zelf aanpassen naar het moment waarop je iets met deze activiteit moet doen. Zodra de opvolgdatum is verstreken dan zal er in de Te doen lijst van de medewerker op wiens naam de activiteit staat, voor de activiteit een rood klokje verschijnen. Wanneer er een oranje klokje voor de activiteit verschijnt, dan betekent dat dat opvolgdatum op die dag (vandaag) staat ingesteld maar dat het gekozen tijdstip op later die dag staat ingesteld;
2. Je kunt ervoor kiezen om een activiteit door te sturen naar een collega. Deze activiteit wordt dan van jouw Te doen lijst naar de Te doen lijst van je collega verplaatst. Je collega ontvangt hier dan een e-mailnotificatie van;
3. Ook kan je de activiteit in een gezamenlijke Te doen lijst plaatsen. Dit wordt binnen PerfectView een wachtrij genoemd. Wachtrijen kunnen door de beheerder (administrator) worden aangemaakt door deze stappen te volgen: ga naar Instellingen (het tandwiel-icoon rechts op de pagina)> ga vervolgens naar Applicatie instellingen> Algemeen> Wachtrijen;
4. Zodra een activiteit is afgerond en niet meer opgevolgd hoeft te worden, dan kan deze worden gemarkeerd als voltooid. De activiteit staat nu niet meer in een Te doen lijst, maar is nog wel terug te vinden in de activiteitenlijst op de relatiekaart van de betreffende relatie en via de algemene activiteitenweergave;
5. Je kunt ook notities toevoegen. Deze zijn, binnen de activiteit, inzichtelijk voor je collega’s en jezelf. Ook zijn de notities terug te vinden bij het tabblad Tijdslijn op de relatiekaart van de relatie. Het maken van een notitie is essentieel binnen een CRM-systeem. In de notities maak je opmerkingen en verslagen voor je collega’s en voor jezelf. Hier leg je bijvoorbeeld vast, wat je met een relatie hebt besproken of je geeft er aan wat je verwacht van een collega wanneer je een activiteit doorzet. Wanneer je de notitie hebt getypt, klik je op Toevoegen. De datum, tijd en naam van de gebruiker die de notitie maakt, worden automatisch bij de notitie gelogd.
Als je een activiteit per ongeluk hebt gemarkeerd als voltooid is dit niet ongedaan te maken: de activiteit kan dan niet heropend worden. Je kunt dan het beste een nieuwe activiteit aanmaken en deze koppelen aan de afgesloten activiteit. Hiervoor ga je (binnen de afgesloten activiteit) naar het tabblad Gekoppelde activiteiten, en vervolgens klik je op Toevoegen. Op deze manier zie je de samenhang tussen de activiteiten en vind je toch alle informatie op één plek terug. Je kunt aan een afgesloten activiteit wel notities blijven toevoegen.
