Abonnementsinstellingen

Om gebruik te maken van automatische facturering dienen deze instellingen verplicht te worden ingesteld. De abonnementsinstellingen gelden als algemene instellingen voor alle abonnementen. Deze kun je overschrijven en daarmee per type abonnement laten afwijken, door de keuzelijst Facturatie instellingen in te richten. Ga naar de Instellingen (1) > Applicatie instellingen (2) > Verkoop & facturatie – Abonnement instellingen (3).

Algemeen

• Handmatige facturatie toestaan: Wanneer je deze checkbox aanvinkt heb je de mogelijkheid om vanuit de activiteit abonnement handmatig facturen aan te maken. Laat je het factureringsproces volledig automatisch verlopen dan laat je deze optie uit.
• E-mailadres afzender: Wanneer je kiest voor automatisch factureren worden de facturen vanuit dit e-mailadres verzonden.
• Naam afzender: Wanneer je kiest voor automatisch factureren worden facturen vanuit deze afzender verzonden.

Statistiek

• Periode totaaltelling: Deze instelling is voor rapportagedoeleinden. Je kunt in een weergave berekenen wat de totale waarde is van de abonnementen gebaseerd op de periode die hier wordt ingesteld.

Facturatiemoment

• Uitreikingsmoment factuur: Het moment waarop de factuur wordt uitgereikt. Dit kan een ingegeven aantal dagen voor, na of tijdens de factuurperiode zijn. Wanneer er tijdens de factuurperiode gefactureerd dient te worden kunt u de dagen aftrekken vanaf het einde van de periode. Voorbeeld: prolongatie is 1 maand en je wil ín de lopende maand rond de 26e factureren. Er wordt dan achteraf gefactureerd met het uitreikingsmoment op -5 dagen.

Prolongatie

• Prolongatiewijze: De instellingen die hier worden gekozen ziet de applicatie als de default instellingen voor alle abonnementen. Worden bijvoorbeeld 90% (of 100%) van jouw abonnementen gefactureerd op één specifieke wijze dan stel je deze wijze in. De afwijking daarvan leggen we later op een andere manier vast. Je kunt hier kiezen voor standaard of afwijkend. Standaard: de standaardwijze van factureren is dat het abonnement ingaat op een specifieke dag (deze kan ook later starten) en wordt gefactureerd voor de ingegeven termijn. Voorbeeld: afwijkende startmaand is 9 en prolongatie is 12 maanden. Het facturatiejaar start met september als startmaand. Voorbeeld: afwijkende startmaand is 2 en prolongatie is 3 maanden. De kwartalen zullen geteld worden met februari als startmaand.
• Afwijkende startmaand: Als meer-maandelijkse abonnementen starten in een andere maand dan de 1e maand van het jaar dan kunt u deze maand hier aangeven. Voorbeeld: afwijkende startmaand is 9 en prolongatie is 12 maanden. Het facturatiejaar start met september als startmaand. Voorbeeld: afwijkende startmaand is 2 en prolongatie is 3 maanden. De kwartalen zullen geteld worden met februari als startmaand.
• Factureer de eerste factuur naar rato: 1^e factuur naar rato wil zeggen dat als de 1^e periode geen complete periode is dat deze naar rato gefactureerd wordt. Niet aanvinken van de optie zorgt altijd voor een 100% factuur.

Omslagpunt

• Omslagpunt: Vóór het omslagpunt betaalt een lid voor de lopende periode. Na het omslagpunt gaat het lid pas betalen voor de volgende periode. Prolongatie 1 maand: er kan een aantal dagen worden aangegeven. Prolongatie 3, 6 of 12 maanden: er kan een aantal maanden worden aangegeven. Voorbeeld: de prolongatie is 12 maanden en het omslagpunt is 9. Iemand wordt in september lid en gaat vanaf januari van het komende jaar betalen. Wordt deze in augustus lid dan betaalt deze nog voor het lopende jaar.
• Verstuur de factuur direct: Deze optie zie je alleen wanneer je een omslagpunt invult en er de mogelijkheid is dat de periode pas over een bepaalde tijd begint. Het direct versturen van de factuur kan alleen wanneer er vooraf wordt gefactureerd en de tijd tot start van periode langer duurt dan het uitreikingsmoment.

Voorbeelden

Voorbeeld 1: ik sluit een jaarabonnement af op 5 september 2018 en deze loopt, en wordt gefactureerd, tot 4 september 2019.

Voorbeeld 2: ik sluit een jaarabonnement af op 5 september waarbij het abonnement start op 1 oktober 2018 tot 30 september 2019. Tot 1 oktober mag ik gratis gebruik maken van de faciliteiten. In dit geval geef je in de activiteit abonnement aan dat de startdatum 1 oktober is en kun je wel direct een factuur sturen. Afwijkend: een afwijkende manier van factureren kan inhouden dat er per kalenderjaar wordt gefactureerd, naar rato wordt gefactureerd omdat de facturering per de eerste van de maand verloopt of er sprake is van een omslagpunt.

Voorbeeld omslagpunt: er wordt gefactureerd per kalenderjaar. Ik sluit een lidmaatschap af op 1 september en hoef geen lidmaatschapskosten te betalen tot het facturatiemoment van 1 januari. Iemand anders sluit een lidmaatschap af op 31 augustus en krijgt een factuur voor het huidige kalenderjaar. Het omslagpunt ligt hier op 9 maanden. Dit voorbeeld is vooral van toepassing op stichtingen met vrijwillige donaties en sportverenigingen.

Voorbeeld naar rato: er wordt gefactureerd per maand. Ik sluit een jaarabonnement af op 5 september 2018 waarbij ik direct een aangepaste factuur krijg voor het resterende deel van de lopende maand. De volgende factuurperiode start dan op 1 oktober 2018 en loopt tot 31 augustus 2019. Kies je voor afwijkend dan krijg je de mogelijkheid om een afwijkende startmaand te kiezen. Deze optie geldt wanneer je per jaar factureert en de jaarperiode niet start op 1 januari.

Voorbeeld afwijkende startmaand: de jaarfacturatie voor een voetbalvereniging loopt vanaf 1 september. De afwijkende startmaand is in dit geval 9. Afwijkende startmaand: Als meer-maandelijkse abonnementen starten in een andere maand dan de 1e maand van het jaar dan kunt u deze maand hier aangeven.